Seniorenvereniging Maarheeze handelt overeenkomstig de wet. Op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens van leden, deelnemers, vrijwilligers en overige relaties is met ingang van 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing. In deze privacyverklaring geven wij duidelijkheid over wat er met uw persoonsgegevens gebeurt en hoe wij er voor zorgen dat de veiligheid van de gegevens gewaarborgd blijft.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s, video’s e.d. Wanneer deze gegevens of een combinatie van deze gegevens naar een persoon herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Wij treffen alle maatregelen die binnen onze mogelijkheden liggen en redelijkerwijs van ons verwacht mogen worden om uw gegevens te beschermen.
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Leden en deelnemers van de Seniorenvereniging.
- Vrijwilligers die niet als lid zijn geregistreerd.
- Overige relaties.
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Als u een relatie met de Seniorenvereniging wilt, hebben wij persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunne wij u op de juiste wijze inschrijven als lid, deelnemer of relatie en er zorg voor dragen dat u optimaal van de faciliteiten van de Seniorenvereniging gebruik kunt maken. De persoonsgegevens worden door de ledenadministrateur van de Seniorenvereniging in een geautomatiseerd ledenadministratiesysteem verwerkt.
Voor de bestuursleden en vrijwilligers van de Seniorenvereniging geldt dat hun persoonsgegevens het enkele doel van contactgegevens hebben. Deze gegevens zijn in beginsel toegankelijk voor alle leden van de Seniorenvereniging en kunnen worden gepubliceerd in de Nieuwsbrief en op de website.
Welke gegevens worden er van u opgeslagen?
De Seniorenvereniging gebruikt uw gegevens om een goede en betrouwbare ledenadministratie te kunnen voeren. Hiervoor is een beperkt aantal gegevens van u nodig, dat verplicht is. De vereniging verwerkt alleen gegevens die u vrijwillig beschikbaar stelt.
Verplichte gegevens zijn de minimale gegevens die nodig zijn om een correcte administratie te kunnen voeren. Het gaat hier om:
- achternaam, tussenvoegsel, voorletters, straat, huisnummer, postcode, woonplaats;
- de Seniorenvereniging voegt daar nog aan toe: uw e-mailadres, lidnummer en de ingangsdatum van het lidmaatschap.
- bij beëindiging van het lidmaatschap: datum en reden van de beëindiging.
Additionele gegevens zijn van belang om op een goede wijze met u te communiceren of houden verband met activiteiten waaraan u deelneemt of functies die u in de organisatie vervult. Het gaat om de volgende additionele gegevens:
- gegevens om op een goede en correcte manier met u te communiceren en u te informeren; voornaam, aanspreektitel, vaste telefoon, mobiele telefoon.
- gegevens om de financiële afwikkeling van uw lidmaatschap te bevorderen: IBAN-nummer, BIC-code en machtiging voor incasso.
- gegevens over eventueel gastlidmaatschap. Als u al lid bent van een andere Seniorenvereniging kunt u ook gastlid worden van Seniorenvereniging Maarheeze.
- Gegevens over uw deskundigheid of vaardigheid; er kan u gevraagd worden of u over deskundigheden of vaardigheden beschikt die van toepassing kunnen zijn binnen de Seniorenvereniging. Als u bereid bent u in te zetten voor de Seniorenvereniging dan kunnen deze gegevens gekoppeld worden aan uw persoon.
Voor vrijwilligers van de Seniorenvereniging geldt dat zowel de hierboven genoemde verplichte gegevens als de additionele gegevens worden opgenomen in een bestand en dat in dat bestand tevens tot uitdrukking komt aan welke werkgroep u verbonden bent, eventueel aangevuld met de specifieke rol die u in de werkgroep vervult.
Ten overvloede wordt opgemerkt dat de Seniorenvereniging geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Over dat soort gegevens beschikt de Seniorenvereniging niet en deze zijn overigens niet nodig voor het doel van onze vereniging.
Wie legt de verplichte gegevens vast en wie mag deze gebruiken?
- De verplichte gegevens worden vastgelegd door de ledenadministrateur. Niemand anders kan deze gegevens wijzigen of aanvullen. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor activiteiten van de Seniorenvereniging en worden nimmer verstrekt aan derden.
Overige toegang tot de administratie blijft beperkt tot personen die een bestuurlijke of leidinggevende rol bij specifieke activiteiten hebben. Deze toegang wordt beperkt tot raadplegen van de gegevens. Het bestuur houdt een overzicht bij van personen die voor dat doel toegangsrechten hebben gekregen.
Kan ik de gegevens inzien die van mij geregistreerd zijn?
U heeft altijd het recht te weten welke gegevens er van u zijn geregistreerd. Als u hierover informatie wenst, kunt u contact opnemen met de secretaris.
Kan ik gegevens van mij laten wijzigen in de administratie?
Wanneer u van mening bent dat er onjuiste gegevens van u zijn vastgelegd kunt u deze laten wijzigen. U neemt contact op met de secretaris of de ledenadministrateur en geeft aan om welke gegevens het gaat en verstrekt daarbij de juiste gegevens.
Kan ik gegevens laten verwijderen?
Gegevens die verplicht zijn voor het voeren van een correcte ledenadministratie of de afwikkeling daarvan kunnen niet verwijderd worden.
Hiertoe behoren niet de zgn. additionele gegevens, zoals bijvoorbeeld e-mailadres, huwelijksdatum of paspoortnummer. Als u permanente of tijdelijke gegevens wilt laten verwijderen neemt u schriftelijk contact op met het bestuur en geeft aan welke gegevens u verwijdert wilt hebben. Het bestuur zal u dan laten weten of dat mogelijk is. Zo niet dan wordt daar een duidelijke reden voor gegeven.
Waar worden gegevens van mij bewaard?
Al uw gegevens worden op één centrale plaats bewaard. Het opslaan van gegevens op een plaats geeft de grootste garantie tegen misbruik van gegevens.
Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?
Indien u zich als lid laat uitschrijven, verdwijnen uw gegevens vanaf de uitschrijfdatum uit het bestand van de ledenadministratie. Er worden dan nog gegevens over naam, adres en woonplaats, de uitschrijfdatum en reden van uitschrijving in een bestand van oud-leden opgenomen. Dit bestand wordt uitsluitend gebruikt om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.
Foto’s en video’s
Als aangegeven zijn foto’s en video’s met een herkenbaar in beeld gebrachte betrokkene meestal persoonsgegevens. Het kan voorkomen dat tijdens een activiteit foto’s of video’s worden gemaakt en dat deze in bijvoorbeeld de Nieuwsbrief worden geplaatst. Wenst u niet herkenbaar in beeld te komen dan dient u dat voorafgaande aan de activiteit kenbaar maken.